رويكرد ششسيگما به چه سمتي گام برميدارد ؟
ششسيگما يك روششناسي جامع بهبود اثربخش سازماني است كه در درون خود از ساختار ، برنامه و ابزارهاي توانمند مديريت كيفيت برخوردار است . رويكرد ششسيگما كاهش مشخص كليه خطاهاي سازمان و رسيدن به سطح ششسيگما در خطاست . در اين رابطه لازم است به نكات ذيل اشاره نمود :
1- ششسيگما در واقع معرف روششناسي سيگماهاست . اين به آن معناست كه ششسيگما يك هدف مشخص است كه بايستي از مراحل و سطوح قبلي سيگماها بگذرد . براي سازماني كه رويكرد فوق را دنبال ميكند ابتدا ورود به حوزه سيگماها و تعيين وضعيت موجود و سپس طي مراحل بهبود تا رسيدن نهايي به سطح 3.4 خطا در ميليون فرصت برنامهريزي ميگردد . بهطورمثال ، موتورولا زمانيكه در سطح 6200 خطا در ميليون فرصت قرار داشت برنامههاي خود را براي رسيدن به سطح ششسيگما تدوين نمود .
2- منظور از كاهش خطا در سازمان كاهش خطا در فرايندها است. در واقع محور بررسي و تحليلها در ششسيگما فرايند است و نه افراد . بنابر نگرش نوين مديريت كيفيت ، سازمان مجموعهاي از فرايندهاييست كه هدف آنها ايجاد ارزش براي مشتري ميباشد . تمركز سازمان براي كشاندن سطح خطاي كل به سطح ششسيگما با تمركز بر فرايندها آغاز ميگردد ، لذا تدوين فرايندهاي واقعي اصلي از اهميت ويژه برخوردار است .
3- رويكرد ششسيگما براي شناسايي و حذف خطا در فرايندها در چرخه DMAIC صورت ميگيرد . فرايند تعريف تا كاهش خطا در شش سيگما در چرخه DMAIC شكل ميگيرد . اين چرخه را ميتوان چرخه بهبود اثربخش در ششسيگما دانست ؛ از لحاظ مفهومي ميتوان اين چرخه را با چرخههاي بهبود (Plan.Do.Check.Act:Shewhart)PDCA و (PlanStudy.Do.Act:Deming)PSDA همجهت دانست اما در DMAIC يك چرخه كاهش خطاي بسيار عملياتي و مبتني بر پايش دقيق اجرا ميگردد . چرخه DMAIC به ترتيب از حرف اول واژگان Define (تعريف) ، Measure (اندازهگيري) ، Analyze (تحليل) ، Improve (بهبود) و Control (كنترل) تشكيل شده است .
1- تعريف : تيم ششسيگماي سازمان پروژهاي مناسب را بر اساس شركت ، نيازهاي مشتريان و بازخورد تعريف ميكند .
2- اندازهگيري : شناسايي فرايندهاي كليدي درون سازماني تاثيرگذار بر ويژگيهاي كليدي كيفيت و ارزيابي ميزان خطاهاي مرتبط با هر فرايند در اين مرحله انجام مي گيرد .
3- تجزيهوتحليل : تيم شش سيگما بررسي علل وقوع خطاها و نواقص را در اين مرحله بررسي ميكند و سپس به شناسايي تغييرات كليدي ميپردازد .
4- بهبود : در اين مرحله تغييرات كليدي و اثرات آن بر ويژگيهاي اصلي كيفيت به ارزش عددي تبديل ميشود ؛ همچنين تيم شش سيگما حداكثر طيف قابل قبول تغييرات كليدي را تعيين ميكند و در عين حال نظامي را براي سنجش انحرافات و تغييرات كليدي طراحي مينمايد .
6- كنترل : تدوين سازوكارهاي نظارتي كه پايداري تغييرات كليدي در طيفي قابل قبول را تضمين نمايد از طريق استقرار نظام سنجش ، در اين مرحله موردتوجه قرار ميگيرد .
در تشريح اين چرخه بايد گفت كه هرگونه كاهش خطايي از تعريف (Define) صحيح آغاز ميگردد . اندازهگيري در روششناسي چرخه DMAIC پس از موضوع تعريف ، تاكيد ششسيگما را براي تبيين وضعيت موجود در راستاي تغيير (بهبود) آن نشان ميدهد . اندازهگيري به شكلگيري و تشخيص جريان اطلاعات در فرايند منجر ميگردد و ميتواند سطح خطاها و روند و در يك سطح بالاتر ، اولويت آنها را مشخص كند . تحليل با استفاده از اطلاعات قسمت قبل به ريشهيابي عوامل بروز خطا در فرايند خواهد پرداخت ؛ يكي از خطاهاي رايج در سازمانها ، عدم تشخيص عوامل و ريشههاي اصلي خطاهاست . بهبود مرحلهاي است كه در آن پاسخهاي لازم به سوالهاي مطرح شده در مراحل قبل ، شكل ميگيرد . كاهش خطا به سمت اهداف تدوين شده سنجش نتايج اوليه پس از اعمال روشهاي بهبود مربوط به اين مرحله خواهد بود . كنترل را ميتوان مرحلهاي در تداوم و تثبيت بهبود دانست . در مرحله قبل سنجش كامل عملكرد در ابتدا و انتهاي مرحله صورت ميگيرد ؛ مرحله كنترل را ميتوان ادامه مرحله بهبود تا حصول اطمينان از اثربخشي آن براي ورود به چرخه بعدي دانست . در مرحله كنترل ، مستندات جديدي از نتايج ايجادشده و يادگيريهاي مراحل قبل در حافظه سازماني براي عمليات بعدي جاگذاري خواهد شد .
اين مراحل پنجگانه با كمك ابزار و فنون متناسب صورت ميگيرد . آنچه كه قابليت كليدي ششسيگما در چرخه DMAIC نسبت به رويكردهاي كلاسيك بهبود است را ميتوان به صورت زير خلاصه كرد :
1- روششناسي اثربخش ششسيگما در چرخش حلقه DMAIC بهگونهاي عمل ميكند كه حصول نتايج مشخص و اندازهگيري شدة ارتقا سطح سيگماي فرايند ، از قابليت اطمينان بسيار بالايي برخوردار باشد . اين عملكرد در مديريت كيفيت كلاسيك در تاكيد بر مفاهيم كيفي كميشده و عمدتا در فعاليتها و نه نتايج نسبت به ششسيگما كمرنگ است .
2- ابزار و فنون در ششسيگما عمدتا همان فنون مديريت كيفيت هستند با اين تفاوت كه بهرهگيري آنها در قالب يك رويكرد وحدتيافته به سينرژي لازم منجر ميگردد .
3- كثرت ابزار و فنون در ششسيگما به تكثر در برنامههاي بهبود و در نتيجه عدم حصول نتايج نهايي قابل قبول منجر نميگردد . موضوعي كه بسياري از سازمانهاي با رويكردهاي ديگر ، درگير آن هستند .
